Idag använder de flesta av oss mejl för att underlätta samarbeten i projekt och företag. Men det finns betydligt bättre verktyget för effektiva samarbeten.
Mejlen är fortfarande det villigaste kommunikationsmedlet i de flesta företag. Ett faktum som borde kosta företagen mycket pengar på grund av hur ineffektivt fel använd mejl är. Oavsett om du är ansvarig för ett projekt eller är kassör i barnens fotbollsklubb har du upplevt mejlets tillkortakommande när det handlar om att hantera ett projekt. Är det flera personer som samarbetar så kommer alla ganska snart leta efter viktig information i allt för långa mejltrådar och någonstans på vägen försvinner viktig information.
Det behöver inte längre vara så. Idag finns det en rad intressanta verktyg som underlättar samarbete inom organisationer eller inom mer lösliga projektgrupper. Du behöver inte välja en applikation som sköta allt utan kan arbeta med flera parallellt. Ofta integrerar verktygen externa verktyg. Många av verktyget går att använda gratis.
Sammarbeta kring en text.
Google Docs är gratis och föredömligt enkel att arbeta med. När du skaffat dig ett konto kan du mycket enkelt dela ut ett dokument till en eller flera personer. Du kan ge dina samarbetspartners rätten att redigera dokumentet eller bara att kommentera det.
På så sätt kan ni arbeta parallellt i samma dokument. Alternativt kan du skriva en text och sedan dela ut den för synpunkter som sedan är enkelt att implementera i texten. Det går att hoppa tillbaka till tidigare versioner. De flesta användare kommer ganska snabbt in i hur Google Docs fungerar så startsträckan är kort för att komma igång.
https://docs.google.com
Bestämma tid för ett möte.
I de flesta organisationer finns det någon form av stöd för att boka möten. Men de är ofta krångliga, särskilt för utomstående konsulter och samarbetspartners. Doodles mötesbokningstjänst är extremt enkel att använda och du kan dessutom ansluta dem till de viktigaste kalendrarna på marknaden. Föreslå flera alternativa datum och tider. Skicka ut en förfrågan till mötesdeltagarna. Mottagarna kryssar in tiderna de kan och sedan väljer du som initiativtagare den bästa tiden och en inbjudan skickas ut.
http://doodle.com/
Prioritera arbetsuppgifter.
Det finns många avancerade projektplattformar, men de hamnar utanför denna artikels fokus. En enkel att göra-lista-tjänst är Trello där du kan lägga upp tavlor med göra-listor och prioritera dem. Du kan välja att göra en tavla privat och enbart synlig för dig själv, bjuda in en grupp människor till en tavla eller göra tavlan offentlig för vem som helst. En tavla består av en rad kort som du kan prioritera genom att dra dem uppe eller ner och det går att bifoga en bilaga till ett kort samt lägga upp en checklista för ett kort, som exempelvis består av en rad uppgifter som ska utföras. Du kan bjuda in så många personer du vill till din tavla. Dra och släpp personer på kort för att fördela arbetsuppgifter. Alla ser samma tavla och alltid hela bilden. Det går även att kommentera olika kort och notifiera den som bör se kommentaren.
https://trello.com
Kommunicera.
Slack löser problemet med ändlösa mejltrådar i inboxen där du förlorar översikten och missar viktig information. Du du separerar flera olika projekt i olika Team, med samma eller olika medlemmar. Teamet får en egen domän utifrån modellen team.slack.com och du kan enkelt byta team när du är inloggad i Slack. Informationen som delas i Slacks liknar ett twitterflöde. Du kan integrera Slacks med tjänster som Google Docs, Google Calendar, Dropbox, Skype och så vidare. Om du exempelvis integrerar med Google Docs kan du enkelt dela dokument inom Slack.
Channels är nästa nivå som ligger under Team. Här kan du skapa channels som exempelvis #general, #marknadsföring, #webbplats, #försäljning, #wordpress och så vidare. Poängen är att bara bjuda in de medarbetare som är direkt involverade i ämnet för kanalen. Allt som delas i en kanal är sökbart. Även om Slacks styrka ligger i möjligheterna att kommunicera med flera människor samtidigt går det även att skicka direktmeddelanden till enskilda medlemmar. Det går också att sätta upp Channels som bara inbjudna ser.
Det går att på detaljnivå ställa in hur och när du ska bli notifierad om händelser i teamet och channels. Jag rekommenderar användare av Slack att installera deras mobilapp och ställa in notifieringsfunktionen så att du blir meddelande när andra i ditt team kommunicerar med dig.
https://slack.com/